Una WBS (Work Breakdown Structure) è una gerarchia di deliverable, cioè un elenco ordinato in modo gerarchico di attività che possono essere rilasciate (deliverable).
Prima di scrivere una WBS è necessario definire l'ambito (scope), cioè cosa è incluso nel progetto e cosa no.
Per creare una WBS occorre elencare i nodi che fanno parte del progetto, e per ciascun nodo espandere il dettaglio fino alla singola attività.
In alcune gestione della WBS è possibile che un nodo che non interessa a breve termine resti non espanso: questo è utile per non disperdere inutilmente le energie se la visibilità a lungo termine è scarsa o se è previsto che possano esserci pesanti variazioni in corso d'opera.
Gli elementi che contribuiscono a identificare i nodi e le attività sono:
- Piano di gestione dell'ambito
- Dichiarazione dell'ambito del progetto
- Documentazione dei requisiti
- Fattori ambientali dell'impresa
- Asset di processo dell'organizzazione
Con questi elementi in mano, si può iniziare a identificare e analizzare le deliverable.
Successivamente si struttura e organizza la WBS, si decompongono e si codificano gli elementi di alto livello, e infine i verifica il grado di scomposizione dei deliverable.
Inoltre si identificano i deliverable principali (di solito è uno) e quelli di supporto.
La scomposizione dei work package è strutturata in modo che a ogni deliverable sia associato un sostantivo e a ogni attività un verbo.
Una Work Package è l'insieme di tutte le foglie della WBS, ed è composta da deliverable di livello più basso e attività.
Nella WBS sono definiti dei milestone (attività cardine), che definiscono un passaggio di stato nell'avanzamento del progetto e sono un punto di "non ritorno". Tipicamente una milestone ha una data che rappresenta sia la data inizio sia la data fine, ed è vista come un'attività, pur non essendola in senso stretto.
Una milestone può essere soggetta ad approvazione, nel qual caso si parla di Toll Gate (stazione di pedaggio), oppure non soggetta ad approvazione (milestone di interfaccia).